In questo articolo, vedremo come funziona la funzionalità Assegna automaticamente le prenotazioni ai tavoli con Qui Prenota. Ti spiegheremo come la piattaforma gestisce le prenotazioni, sia online che manuali, in base all'attivazione o disattivazione di questa opzione. L’obiettivo è fornirti tutte le informazioni necessarie per scegliere la modalità di gestione che meglio si adatta alle tue esigenze operative
Per attivare o disattivare l’opzione Assegna automaticamente le prenotazioni, clicca su Configurazione > Sale/tavoli dal menu a sinistra e sul tasto verde Modifica in corrispondenza della sala per cui vuoi attivare l'opzione.
Attiva/disattiva l’opzione nella sezione Configurazione spuntando o meno la casella.
Ricorda di cliccare il tasto verde Salva per confermare le impostazioni.
Con l'opzione ATTIVA 🟢 il sistema assegna automaticamente un tavolo alle prenotazioni.
Le prenotazioni effettuate dai clienti tramite la Pagina di prenotazione di Qui Prenota e Prenota con Google vengono automaticamente assegnate al tavolo più adatto.
Esempio: ricevendo una prenotazione per 2 persone, il sistema la assegnerà al tavolo con una capienza massima di 2 posti a sedere. Se un tavolo con 2 posti non è disponibile, il sistema cercherà la soluzione migliore possibile, preferendo ad esempio un tavolo con una capienza tra i 2 e i 4 posti piuttosto che un tavolo con una capienza tra i 2 e i 6 posti.
Il sistema selezionerà dunque il tavolo con la capienza più idonea al numero di ospiti, segnalandone l'indisponibilità per lo slot orario scelto.
Dalla Dashboard, potrai visualizzare le prenotazioni ricevute con il numero del tavolo associato dal sistema.
In fase di creazione di una prenotazione manuale/walk-In:
In
base al numero di persone scelto, la modale di prenotazione suggerirà automaticamente il tavolo più adatto.
Con l'opzione DISATTIVA ⚪ le prenotazioni arrivano senza tavolo assegnato e dovrai assegnare manualmente ogni prenotazione al tavolo.
Alle prenotazioni ricevute online dalla pagina di prenotazione o da Prenota con Google andranno assegnati i tavoli manualmente e li visualizzerai senza il numero del tavolo accanto.
Ogni prenotazione ricevuta si troverà sulla Dashboard. Clicca sul tasto Modifica in corrispondenza della prenotazione a cui vuoi assegnare il tavolo 👇
Una volta aperta la schermata di Modifica prenotazione, apri il menu a tendina in corrispondenza di Tavola/Risorsa. Da qui potrai spuntare il tavolo che intendi assegnare alla prenotazione in questione, visualizzando quali tavoli sono disponibili e quali risultano invece già occupati. Ricorda di cliccare sul tasto verde "Modifica prenotazione" in basso per salvare le impostazioni selezionate.
Anche per le prenotazioni walk-in aggiunte manualmente, sarà necessaria l’assegnazione manuale del tavolo.
Per inserire una nuova prenotazione walk-in clicca sull’apposita icona nella barra in alto.
Una volta entrato nella pagina Nuova prenotazione, compila i campi relativi ai dati del cliente, e assegna il tavolo dal menu a tendina Tavolo/Risorsa.
⚠️ Attenzione:
Se nella pagina di configurazione della sala, nella sezione Impostazioni disponibilità hai impostato la voce "In caso di disponibilità esaurita" su Nascondi orari non disponibili, gli orari senza disponibilità non verranno mostrati al cliente.
Se non assegni tempestivamente le prenotazioni ai tavoli, sia per le prenotazioni online che per le prenotazioni walk-in, i tavoli continueranno a risultare comunque disponibili, anche quando la disponibilità reale sarà esaurita.