En este artículo, veremos cómo funciona la funcionalidad Asignar automáticamente las reservas a las mesas en OctoTable. Te explicaremos cómo la plataforma gestiona las reservas, tanto online como manuales, según la activación o desactivación de esta opción. El objetivo es proporcionarte toda la información necesaria para elegir la modalidad de gestión que mejor se adapte a tus necesidades operativas.
Para activar o desactivar la opción Asignar automáticamente las reservas, haz clic en Configuración > Salas/Áreas/Mesas en el menú de la izquierda y en el botón verde Modificar junto a la sala en la que deseas activar la opción.
Activa/desactiva la opción en la sección Configuración marcando o desmarcando la casilla.
Recuerda hacer clic en el botón verde Guardar para confirmar los ajustes.
Con la opción ACTIVADA 🟢 el sistema asignará automáticamente una mesa a las reservas.
Las reservas realizadas por los clientes a través de la Página de Reserva de OctoTable y Reserva con Google serán asignadas automáticamente a la mesa más adecuada.
Ejemplo: al recibir una reserva para 2 personas, el sistema la asignará a la mesa con una capacidad máxima de 2 plazas. Si una mesa de 2 plazas no está disponible, el sistema buscará la mejor solución posible, prefiriendo por ejemplo una mesa con una capacidad entre 2 y 4 plazas en lugar de una mesa con capacidad entre 2 y 6 plazas.
El sistema seleccionará la mesa con la capacidad más adecuada al número de personas, señalando su indisponibilidad para el horario elegido.
Desde el Tablero, podrás visualizar las reservas recibidas con el número de mesa asignado por el sistema.
En la fase de creación de una reserva manual/walk-in:
según el número de personas seleccionado, la modal de reserva sugerirá automáticamente la mesa más adecuada.
Con la opción DESACTIVADA ⚪ las reservas llegarán sin mesa asignada y deberás asignar manualmente cada reserva a la mesa.
A las reservas recibidas online desde la página de reserva o desde Reserva con Google, se les deberán asignar las mesas manualmente, y las verás sin el número de mesa al lado.
Una vez recibidas, encontrarás las reservas en el Tablero. Allí, haz clic en el botón Modificar junto a la reserva a la que deseas asignar la mesa.
Una vez abierta la pantalla de Modificar reserva, abre el menú desplegable junto a Mesa/silla. Desde allí podrás marcar la mesa que deseas asignar a la reserva correspondiente, visualizando qué mesas están disponibles y cuáles están ocupadas. Recuerda hacer clic en el botón verde Modificar reserva reserva en la parte inferior para guardar los ajustes seleccionados.
También para las reservas walk-in agregadas manualmente será necesaria la asignación manual de la mesa. Para insertar una nueva reserva walk-in, haz clic en el ícono correspondiente en la barra de menú superior.
Una vez dentro de la página Nueva reserva, completa los campos relacionados con los datos del cliente y asigna la mesa desde el menú desplegable Mesa/silla.
⚠️ Atención:
Si en la página de configuración de la sala, en la sección Configuración de disponibilidad, has configurado la opción En caso de agotarse las disponibilidad en Ocultar horarios no disponibles.
Si no asignas las reservas a las mesas a tiempo, tanto para las reservas online como para las reservas walk-in, las mesas seguirán apareciendo disponibles, incluso cuando la disponibilidad real esté agotada.