Dans cet article, nous verrons comment fonctionne la fonction Assignation automatique des réservations aux tables sur OctoTable. Nous vous expliquerons comment la plateforme gère les réservations, qu'elles soient en ligne ou manuelles, en fonction de l'activation ou de la désactivation de cette option. L'objectif est de vous fournir toutes les informations nécessaires pour choisir la méthode de gestion qui correspond le mieux à vos besoins opérationnels.
Pour activer ou désactiver l'option Assignation automatique des réservations aux tables, cliquez sur Configuration > Salles/Espaces/Tables dans le menu à gauche, puis sur le bouton vert Modifier en face de la salle pour laquelle vous souhaitez activer l'option.
Activez/désactivez l'option dans la section Configuration en cochant ou non la case correspondante.
N'oubliez pas de cliquer sur le bouton vert Sauvegarde pour confirmer vos paramètres.
Avec l'option ACTIVÉE 🟢 le système attribue automatiquement une table aux réservations.
Les réservations effectuées par les clients via la page de réservation d'OctoTable et Réserver avec Google sont automatiquement attribuées à la table la plus appropriée.
Exemple : en recevant une réservation pour 2 personnes, le système l'attribuera à une table ayant une capacité maximale de 2 places. Si une table de 2 places n'est pas disponible, le système cherchera la meilleure solution possible, préférant par exemple une table avec une capacité comprise entre 2 et 4 places plutôt qu'une table ayant une capacité comprise entre 2 et 6 places.
Le système sélectionnera donc la table avec la capacité la plus adaptée au nombre d'invités, en signalant son indisponibilité pour le créneau horaire choisi.
Depuis le tableau de bord, vous pourrez voir les réservations reçues avec le numéro de la table qui a été attribué par le système.
Lors de la création d'une réservation manuelle/walk-in :
En fonction du nombre de personnes choisi, le modal de réservation suggérera automatiquement la table la plus appropriée.
Avec l'option DÉSACTIVÉE ⚪, les réservations arrivent sans table attribuée, et vous devrez attribuer manuellement chaque réservation à une table.
Les réservations reçues en ligne depuis la page de réservation ou via Réserver avec Google devront être attribuées manuellement aux tables, et vous les verrez sans le numéro de table à côté.
Une fois reçues, vous trouverez les réservations dans le tableau de bord. Ici, cliquez sur le bouton Modifier en face de la réservation à laquelle vous souhaitez attribuer une table.
Une fois l'écran Modifier réservation ouvert, développez le menu déroulant en face de Table/siège. Vous pourrez alors sélectionner la table que vous souhaitez attribuer à la réservation, en voyant quelles tables sont disponibles et lesquelles sont déjà occupées. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton vert Modifier réservation en bas pour sauvegarder les paramètres sélectionnés.
Pour les réservations walk-in ajoutées manuellement, l'attribution manuelle de la table sera également nécessaire. Pour ajouter une nouvelle réservation walk-in, cliquez sur l'icône dédiée dans la barre de menu en haut.
Une fois sur la page Nouvelle réservation, remplissez les champs relatifs aux informations du client et attribuez la table depuis le menu déroulant Table/siège.
⚠️ Attention :
Si dans la page de configuration de la salle, dans la section Paramètres Disponibilité, vous avez défini l'option En cas de disponibilité épuisée sur Masquer les horaires non disponibles.
Si vous n'attribuez pas rapidement les réservations aux tables, tant pour les réservations en ligne que pour les réservations walk-in, les tables continueront d'apparaître comme disponibles, même lorsque la disponibilité réelle sera épuisée.